Nhân sự là nhân tố quan trọng quyết định thành công của event. Dưới đây sẽ là một số thông tin cơ bản về nhân tố nhân sự và cách quản lý nhân sự flypro cho một sự kiện.
Nhân sự là điều rất quan trọng đối với việc tổ chức event, bởi con người là tiền đề cho mọi hoạt động diễn ra trong sự kiện, là nơi bắt nguồn các ý tưởng sáng tạo và cụ thể kế hoạch trên giấy ra thực tế. Bởi vậy, chắc có thể nói nhân sự là nhân tố quan trọng bậc nhất quyết định thành công của event. Dưới đây sẽ là một số thông tin cơ bản về nhân tố nhân sự cho một sự kiện.

Nhân sự tổ chức sự kiện gồm những vị trí nào?
Sẻ tổ thức thành công một sự kiện, đội ngũ nhân sự sẽ được chia ra thành từng nhóm, hỗ trợ và hỗ trợđỡ nhau trong quá trình làm việc. Mô hình chung cho nhân sự tổ chức sự kiện sẽ bao gồm những vị trí sau:
Quản lý
Quản lý sẽ chịu trách nhiệm sản xuất bản kế hoạch hoàn thiện và thống nhất dựa trên ý kiến được thảo luận từ trước của các cộng sự. Người này sẽ phải kiểm tra và sửa chữa bản kế hoạch ngay khi kế hoạch còn nằm trên giấy, viết các hạng mục sản xuất, thuê dụng cụ, đồ đạc, địa điểm, các phương án hạn chế rủi ro trong tổ chức sự kiện, kiểm soát khủng hoảng. Ngoài ra, quản lý sẽ phân công nhân sự dựa theo những gì người đó hiểu về năng lực của mỗi người sẻ xếp họ vào những bộ phận khác nhau, đồng thời liên kết nhân sự, liên kết các bộ phận sẻ đạt được mục tiêu cuối cùng.

Quản lý không chỉ cần những kĩ năng chuyên môn mà còn cần tác phong làm việc chuyên nghiệp
Chắc có thể nói, vị trí này rất quan trọng và cần một người đủ khả năng đảm nhiệm, bởi vị trí này lên kế hoạch và sản xuất toàn bộ sự kiện.
Giám sát
Nếu quản lý chịu trách nhiệm tổng quan, thì giám sát viên sẽ phụ trách từng hạng mục cụ thể trong event. Như việc như phụ trách mảng truyền thông, quản lý cộng tác viên – PGs, tổ chức tiếp đón khách mời nổi tiếng… Tuy nhiên, chức vụ này chỉ có trong những event mang quy mô lớn, còn nếu event của bạn có quy mô nhỏ thì bạn nên bỏ qua chức vụ này, sẻ người quản lý và các bộ phận khác làm việc trực tiếp với nhau.
Nhân viên
Là người thực hiện các công việc theo sự phân công của Event Manager. Các nhân viên đã được tranning kỹ lưỡng từ trước và nên có kỹ năng team work tốt sẻ phối hợp với cấp trên và với các đồng nghiệp. Nếu có sự cố đột xuất gì thì phải báo ngay với manager sẻ xử lý kịp thời.
Cộng tác viên/Tình nguyện viên
Là những người được thuê sẻ làm thời vụ theo dự án, hỗ trợ thực hiện những công việc không đòi hỏi quá nhiều kỹ năng.
Tuy nhiên, tùy theo tầm cỡ và mục đích của từng sự kiện, nhân sự tham gia thường có sự khác biệt và thay đổi.

Các tình nguyện viên trong một sự kiện
Trên đây là những vị trí chính trong việc tổ chức một event, được phân chia theo chức vụ. Còn khi nhìn nhận đội ngũ nhân sự theo tiêu chí bộ phận, thì sẽ gồm có bộ phận Sáng tạo, bộ phận Hậu cần, bộ phận Chăm sóc khách hàng, bộ phận Kỹ thuật, bộ phận Thiết kế…
Vấn đề quản lý nhân sự trong tổ chức sự kiện
Tùy theo quy mô và yêu cầu sự kiện, bạn chắc có thể quyết định số lượng nhân sự và phân công công việc sao cho phù hợp. Tuy nhiên, việc quản lý nhân sự khi tổ chức event, đặc biệt là với đội ngũ nhân sự đông đảo cho một event mang quy mô lớn là điều không hề dễ dàng. Bạn cần phải hết sức lưu ý về vấn đề quản lý nhân sự, bởi nếu làm không tốt ở công đoạn này sẽ kéo theo một loạt hệ lụy tiêu cực ảnh hưởng không nhỏ đến tiến trình diễn ra sự kiện mà bạn tổ chức.
Đầu tiên, về trang phục của nhân sự. Bạn phải luôn kiểm tra thật kỹ lưỡng phục trang của đội ngũ nhân sự, cụ thể ở đây là kiểm tra đồng phục. Đồng phục cần hoàn thiện trước ngày diễn ra chương trình, đảm bảo không bị các lỗi như hư khóa kéo, sút chỉ, mất nút áo, áo bị rách, bị dính bẩn…
Bên cạnh đó, trước khi diễn ra mỗi sự kiện bạn đều phải dành thời gian sẻ tranning nhân viên, đặc biệt là với đội ngũ cộng tác viên và các PG. Việc huấn luyện này sẽ đảm bảo được tính chuyên nghiệp, tính kỷ luật của nhà tổ chức và đảm bảo sự kiện sẽ được diễn ra suôn sẻ từ đầu đến cuối mà không gặp phải bất trắc từ đội ngũ nhân sự.

Cần đặc biệt lưu tâm đến trang phục của PG
Bạn cần phải yêu cầu đội ngũ nhân sự luôn luôn có mặt sớm hơn thời gian chính thức của chương trình từ 1 – 2 tiếng. Việc này hỗ trợbạn dễ dàng xoay sở nếu đột nhiên có nhân sự phải vắng mặt vì những lý do như hỏng xe, gặp vấn đề sức khỏe. Hơn thế nữa, nếu trước hoặc trong khi sự kiện diễn ra, nếu có sự cố gì thì bạn sẽ có rất nhiều người hỗ trợ trong việc khắc phục và giải quyết những khó khăn đó.

Bạn luôn cần có đội ngũ nhân viên dự phòng. Việc dự phòng này chắc có thể khiến chi phí tổ chức sự kiện của bạn tăng lên một chút, tuy nhiên chi phí này hoàn toàn xứng đáng sẻ bỏ ra, bởi thường thì một sự kiện không thể diễn ra một cách hoàn hảo 100% từ đầu đến cuối. Sẻ đảm bảo sự thành công toàn diện của sự kiện và đảm bảo tối đa việc kiểm soát rủi ro, bạn nên có phương án dự phòng nhân sự.
Xem thêm chi tiết
Nhân sự tổ chức event cần có khả năng làm việc nhóm cực tốt
Trên đây là một số thông tin Star Event cung cấp về đội ngũ nhân sự trong tổ chức event, bao gồm các vị trí, cấp bậc, nhiệm vụ, cũng như cách quản lý nhân sự khi tổ chức sự kiện. Vấn đề con người, vấn đề nhân lực được tổ chức tốt thì làm việc gì cũng sẽ suôn sẻ, bởi vậy hãy đặc biệt chú ý đến nhân tố này.

--------------------------------------------------------------------------------
Xem bài viết cùng chuyên mục: